Welcome To My Blog: Manajemen dan Organisasi

Manajemen

1. Pengertian dan Peranan Manajemen

Manajemen atau Management memiliki pengertian yang cukup banyak sehingga seringkali membingungkan para pelakunya, praktisi, dan terutama bagi orang yang baru mempelajarinya. Secara universal manajemen adalah penggunaan sumber daya untuk mencapai sasaran dan kinerja yang tinggi dalam berbagai tipe organisasi profit maupun non profit.

Menurut Henry Fayol, ada lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Sedangkan fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan.

Dalam memimpin dan mengelola kegiatan perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan serta untuk kelangsungan hidup perusahaan, manajemen dapat berperan sebagai:

a. Penanggung jawab dan pengendali

b. Pelaksana efektivitas POAC operasional perusahaan sehari-hari

c. Melakukan SWOT analisis

d. Pengelola SDM dan sumber daya perusahaan

e. Menjalin akses dengan Stakeholders

f. Pencapaian tujuan yang telah ditetapkan

g. Pengembangan perusahaan

h. Menyusun strategi kelangsungan hidup

2. Latar Belakang Sejarah Manajemen

Beberapa bukti yaitu telah dijalankannya praktik-praktik manajemen pada masa lampau, diantaranya adanya bangunan-bangunan piramida di Mesir dan Tembok Raksasa di Cina. Contoh lain manajemen yang dapat dijumpai pada tahun 1400-an berada di kota Venesia, Italia, yang pada masa itu merupakan sebuah pusat perdagangan di benua Eropa.

Pada tahun 1776, Adam Smith menerbitkan sebuah karya yang berjudul The Wealth of Nations. Di tulisan ini ia menggagas manfaat yang dapat diperoleh organisasi dan masyarakat pada umumnya dari penerapan kerja (division of labor).

Pada akhir abad 18 terjadi Revolusi Industri dimana tenaga mesin telah banyak menggeser peran tenaga manusia, yang menjadikan lebih ekonomis untuk memproduksi barang di pabrik-pabrik ketimbang di rumah-rumah.

3. Fungsi dan Proses Manajemen

Terdapat empat fungsi dasar manajemen yang bertujuan untuk mencapai tujuan yang dinyatakan oleh organisasi, diantaranya:

1) Perencanaan (Planning)

Fungsi ini mencakup analisis, sasaran, kebijakan, program, schedule waktu, dan anggaran dalam membuat suatu keputusan untuk mencapai sasaran. Keputusan yang efektif harus memenuhi 5W1H.

2) Pengorganisasian (Organizing)

Fungsi ini menentukan apa yang pelu dilakukan, bagaimana cara melakukannya, siapa yang harus melakukannya, siapa yang melapor pada siapa, dan siapa yang bertanggung jawab pada siapa.

3) Pengarahan (Leading)

Fungsi ini untuk mengarahkan dan memotivasi para pekerja, mempengaruhi individu dalam tim untuk bekerja, dan memilih saluran komunikasi yang efektif atau menyelesaikan konflik. Dalam hal ini dibutuhkan sikap kepemimpinan (Leadership) agar pekerjaan berjalan dengan lancar dan tujuan dapat tercapai.

4) Mengendalikan (Controlling)

Fungsi ini untuk menjamin sesuatu berjalan sebagaimana mestinya dengan memantau dan menilai kinerja dengan membandingkan kinerja aktual dengan sasaran yang telah ditetapkan.

Proses manajemen adalah serangkaian keputusan dan kegiatan kerja seorang manajer sewaktu merancang, mengatur, mengorganisasi, memimpin atau melaksanakan kegiatan usaha dan mengendalikan usahanya.

Para manajer atau usahawan memiliki beberapa peran manajer yang menjalankan peran yang sama yang berkaitan dengan beberapa perilaku, yaitu:

1. Peran antar pribadi

Merupakan peran komunikasi antarorang (misalnya memberikan sapaan kepada calon pembeli maupun pihak pelanggan dalam hal menawarkan produk), peran manajerial (misalnya antarpimpinan dan karyawan atau bawahan dan orang di luar organisasi) dan sebagai penghubung antara usahanya dengan calon peminjam, pembeli produk dengan pengusaha lain.

2. Peran informasional

Meliputi mencari dan menerima informasi (untuk meningkatkan usaha, melakukan kontak pribadi), menyebarkan info (misalnya melakukan pertemuan dengan karyawan, pihak lain dalam rangka kegiatan usaha), dan juru bicara (untuk meneruskan informasi kepada berbagai pihak untuk meyakinkan usahanya).

3. Peran pengambilan keputusan

Berkisar untuk membuat pilihan yang meliputi wirausahawan (misalnya mencari peluang dan inisiatif untuk perbaikan usaha), penyelesai gangguan (berupaya untuk menghadapi gangguan atau krisis yang mendadak dalam kegiatan usahanya), pembagi sumber daya (misalnya menyusun alokasi penggunaan uang, dan kegiatan karyawan), dan perunding (berperan dalam perundingan kerjasama atau kontrak atau calon pemberi pinjaman).

4. Ciri-ciri Manajer Profesional

· Mempunyai rasa percaya diri yang besar

· Berpandang jauh ke depan

· Berwawasan luas

· Berorientasi pada tujuan pencapaian dan hasil

5. Keterampilan Manajemen yang Dibutuhkan

§ Menurut Robert L. Katz

1. Keterampilan konseptual (conceptional skill)

2. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)

3. Keterampilan teknis (technical skill)

§ Menurut Ricky W. Griffin

1. Keterampilan manajemen waktu

2. Keterampilan membuat keputusan

Organisasi

1. Definisi Organisasi

Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, dan lingkungan), sarana-prasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.

Terdapat beberapa definisi organisasi menurut para ahli, diantaranya:

v James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama

v Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih

v Stephen P. Robbins menyatakan bahwa organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan

2. Pentingnya Mengenal Organisasi

ü Terciptanya hubungan yang baik antaanggota organisasi

ü Setiap anggota mengetahui tugas dan tanggungjawabnya dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan

ü Spesialisasi dalam melaksanakan tugas

3. Bentuk-bentuk Organisasi

Ø Organisasi Garis (diciptakan oleh Henry Fayol)

Organisasi ini hanya mengenal satu komando. satu wewenang yang turun langsung dari pemimpin ke bawahan, mulai dari manajer puncak langsung ke mandor, bawahan bertanggungjawab langsung pada atasan.

KEBAIKAN	KEBURUKAN
a. Kesatuan komando baik, karena pimpinan berada diatas satu tangan	a. Jika sang pemimpin tidak mampu, maka akan mudah jatuh
b. Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat	b. Ada kecenderungan bertindak otokratis
c. Solidaritas karyawan tinggi karena saling kenal	c. Kesempatan berkembang terbatas

Ø Organisasi Fungsional (diciptakan oleh F. W. Taylor)

Pimpinan-pimpinan ada yang tidak mempunyai bawahan yang jelas, karena setiap pimpinan mempunyai wewenang memberi komando sepanjang ada hubungannya dengan atasan tersebut.

KEBAIKAN	KEBURUKAN
a. Pembagian tugas jelas	a. Spesialisasi memnyebabkan susah “tour of duty”
b. Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan dengan maksimal	b. Karyawan mementingkan bidangnya sehingga sukar melaksanakan koordinasi
c. Digunakan tenaga ahli dalam berbagai bidang sesuai dengan fungsi-fungsinya

Ø Organisasi Garis dan Staf (diciptakan oleh Harrington Emerson)

Merupakan bentuk organisasi yang mengambil kelebihan-kelebihan dari organisasi garis serta mengambil kelebihan-kelebihan dari organisasi staf

KEBAIKAN	KEBURUKAN
a. Dapat digunakan oleh tenaga organisasi sebesar apapun dan sekompleks apapun	a. Solidaritas sukar diwujudkan karena tidak saling kenal
b. Keputusan yang matang dan sehat dapat diperoleh karena adanya tenaga ahli	b. Koordinasi kadang sukar diterapkan karena terlalu luasnya organisasi
c. Dapat mewujudkan “the right man in the right place”

4. Prinsip-prinsip Organisasi

Prinsip-prinsip organisasi banyak dikemukakan oleh para ahli, salah satunya A.M. Williams yang mengemukakan pendapatnya dalam bukunya “Organization of Canadian Government Administration” (1965), bahwa prinsip-prinsip organisasi meliputi:

1) Organisasi harus mempunyai tujuan yang jelas

Organisasi dibentuk atas dasar adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan demikian tidak mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujuan.

2) Prinsip skala hirarki

Dalam suatu organisasi harus ada garis kewenangan yang jelas dari pimpinan, pembantu pimpinan sampai pelaksana, sehingga dapat mempertegas dalam pendelegasian wewenang dan pertanggungjawaban, dan akan menunjang efektivitas jalannya organisasi secara keseluruhan.

3) Prinsip kesatuan perintah

Dalam hal ini, seseorang hanya menerima perintah atau bertanggung jawab kepada seorang atasan saja.

4) Prinsip pendelegasian wewenang

Seorang pemimpin mempunyai kemampuan terbatas dalam menjalankan pekerjaannya, sehingga perlu dilakukan pendelegasian wewenang kepada bawahannya. Pejabat yang diberi wewenang harus dapat menjamin tercapainya hasil yang diharapkan. Dalam pendelegasian, wewenang yang dilimpahkan meliputi kewenangan dalam pengambilan keputusan, melakukan hubungan dengan orang lain, dan mengadakan tindakan tanpa minta persetujuan lebih dahulu kepada atasannya lagi.

5) Prinsip pertanggungjawaban

Dalam menjalankan tugasnya, setiap pegawai harus bertanggungjawab sepenuhnya kepada atasan.

6) Prinsip pembagian pekerjaan

Untuk mencapai tujuan, suatu organisasi melakukan berbagai aktivitas atau kegiatan. Agar kegiatan tersebut dapat berjalan dengan optimal, maka dilakukan pembagian tugas yang didasarkan kepada kemampuan dan keahlian dari masing-masing pegawai. Adanya kejelasan dalam pembagian tugas akan memperjelas dalam pendelegasian wewenang, pertanggungjawaban, serta menunjang efektivitas jalannya organisasi.

7) Prinsip rentang pengendalian

Artinya, bahwa jumlah bawahan atau staf yang harus dikendalikan oleh seorang atasan perlu dibatasi secara rasional. Rentang kendali ini sesuai dengan bentuk dan tipe organisasi, semakin besar suatu organisasi dengan jumlah pegawai yang cukup banyak, maka semakin kompleks rentang pengendaliannya.

8) Prinsip fungsional

Bahwa seorang pegawai dalam suatu organisasi secara fungsional harus jelas tugas dan wewenangnya, kegiatannya, hubungan kerja, serta tanggung jawab dari pekerjaannya.

9) Prinsip pemisahan

Bahwa beban tugas pekerjaan seseorang tidak dapat dibebankan tanggungjawabnya kepada orang lain.

10) Prinsip keseimbangan

Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi. Dalam hal ini, penyusunan struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari organisasi tersebut. Tujuan organisasi tersebut akan diwujudkan melalui aktivitas atau kegiatan yang akan dilakukan.

11) Prinsip fleksibiltas

Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai dengan dinamika organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena adanya pengaruh diluar organisasi (external factor), sehingga organisasi mampu menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya.

12) Prinsip kepemimpinan

Dalam organisasi apapun bentuknya diperlukan adanya kepemimpinan, atau dengan kata lain organisasi mampu menjalan aktivitasnya karena adanya proses kepemimpinan yang digerakan oleh pemimpin organisasi tersebut.

5. Sebab Keberhasilan dan Kegagalan Organisasi

Penyebab keberhasilan suatu organisasi antara lain:

a. Faktor Manusia

Manusia dianugerahi cipta, rasa dan karsa yang membuat manusia selalu berfikir dan produktif untuk menciptakan suatu karya yang dapat berguna bagi orang lain atau konsumen didukung dengan sikap wirausahawan tidak mudah putus asa, pantang menyerah, berani mengambil resiko dan komitmen yang kuat maka organisasi yang dijalankan akan berhasil

b. Faktor Manajemen

Manajemen merupakan proses yang dilakukan untuk mewujudkan tujuan organisasi melalui rangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian orang-orang serta sumber daya organisasi lainnya

c. Faktor Perencanaan

Perencanaan meliputi jeni produk, jumlah produk, jumlah karyawan, modal yang dibutuhkan, dan cara serta daerah pemasaran produk

Penyebab kegagalan suatu organisasi antara lain adalah sebagai berikut:

ü Kurangnya kehandalan SDM dan tidak kompeten dalam manajerial serta kurangnya pengalaman ketika menjalankan strategi perusahaan

ü Kurangnya pemahaman bidang usaha yang diambil karena tidak dapat memvisualisasikan dengan jelas usaha yang akan digeluti

ü Kurangnya kehandalan pengelolaan administrasi dan keuangan (modal dan kendali kredit)

ü Gagal dalam perencanaan

ü Tempat usaha dan lokasi yang kurang memadai

ü Kurangnya pemahaman dalam pengadaan, pemeliharaan, dan pengawasan bahan baku dan sarana peralatan

ü Ketidakmampuan dalam melakukan peralihan atau transisi perubahan teknologi

ü Hambatan birokrasi

ü Keuntungan yang tidak mencukupi